Author: Maryfel Alvarado Méndez

Las empresas requieren hacer una gran cantidad de actividades en su funcionamiento cotidiano, muchas de estas son repetitivas y consumen una gran cantidad de tiempo. Esto hace que los costos de las empresas aumenten, teniendo que tener más personas dedicadas a estos procesos durante mayor tiempo. Estas tareas pueden automatizarse y la posibilidad de hacer esto brinda la oportunidad de mejorar la productividad de la empresa. Por ello, veremos a continuación algunas formas en las que las empresas pueden automatizarse.

¿Qué es la automatización?

La automatización consiste en la aplicación de herramientas, tecnologías o programas para llevar a cabo procesos que generalmente los haría una persona. Con esto se consigue reducir en gran medida o incluso en su totalidad la intervención humana para poder llevar a cabo alguna tarea. 

La automatización se puede hacer a distintas escalas y en distintas áreas. Por ejemplo, se puede hacer en la producción de algún producto mediante la implementación de máquinas que se encarguen de hacer la producción de manera automática. También es posible implementarlo en procesos cotidianos como el control de inventario, la contabilidad, la facturación, entre otros.

La automatización brinda varias ventajas para las empresas, entre ellas tenemos:

Algunas herramientas útiles para la automatización

Ahora que sabemos algunas de las ventajas de la automatización, veamos algunas de las herramientas que pueden adoptarse a la hora de promover la automatización de procesos dentro de una empresa.

1. Herramientas de integración

En la actualidad existen varias herramientas que se usan en paralelo en las organizaciones, esto da como resultado que la información esté en distintos sitios. Por ejemplo, se tiene información en el correo electrónico, en carpetas dentro del equipo, en Google Drive y muchas más. Esto crea el problema de que la información debe consultarse en distintas fuentes y centralizar para tener un acceso consolidado.

Existen herramientas para este fin y que permiten automatizar algunos procesos, tal como Make y Zapier, las cuales permiten conectar las aplicaciones y crear flujos de trabajos automatizados sin tener que escribir algún código.

Estas herramientas pueden ser de gran utilidad en empresas en donde se debe consolidar información de distintas fuentes para hacer algún proceso y se deba hacer de forma periódica, ya que estas herramientas lo pueden hacer e incluso ofrecer soluciones impulsadas con inteligencia artificial.

2. Programas de facturación

Facturar es un proceso que requiere de varios pasos, ya que esto implica ajustes en contabilidad, retenciones de impuestos, inventario, envío de factura al cliente, gestión de entrega del producto y más. Es por ello que un programa de facturación puede ayudar en gran medida con la automatización de tareas. 

Entre estos programas encontramos Holded, un programa que permite generar de manera automatizada la factura con una plantilla definida y que puede hacer el cálculo de impuestos y retenciones. Adicionalmente, este programa ayuda a generar informes de manera automatizada, de forma que se pueda tener una visión clara en todo momento del desempeño de la facturación de la empresa.

3. Programación

Saber algún lenguaje de programación puede ser una habilidad clave para la automatización de procesos y poder llevar a cabo varias actividades. Por ejemplo, se puede diseñar un código para automatizar la generación de un informe o para automatizar el procesamiento de los datos. Esto ayuda a generar la información con mayor rapidez.

Existe una variedad de lenguajes de programación que se pueden implementar, tales como Python, Java, R y otros, los cuales pueden ayudar en la automatización de procesos y en la generación de información de manera automática.

Esto tiene como ventaja que puede ser implementado internamente en la empresa por personas con conocimiento de programación, aunque también puede buscarse soluciones de terceros para su ejecución.

¿Cómo automatizar una empresa?

El proceso de automatización dentro de una empresa se debe hacer de una manera ordenada para que pueda darse de manera fluida. Veamos a continuación algunos consejos para implementar la automatización en una organización.

Identificar las tareas y procesos con oportunidad de mejora: Dentro de una empresa son varias las tareas que se hacen de forma periódica. Para implementar la automatización será clave identificar estas, especialmente aquellas que consumen mayor tiempo o tienen mayor incidencia de errores.

Una vez se tenga esta información, entonces se podrá dar prioridad a aquellas tareas que demandan mucho tiempo y son propensas a tener errores humanos para el proceso de automatización.

Piensa como puede automatizarse: La automatización puede llevarse a cabo dentro de la empresa o se puede buscar soluciones de un tercero para automatizarlo. Por ejemplo, si se desea atacar algo relacionado a la producción, entonces será necesario buscar una máquina para poder automatizar u optimizar el proceso.

Sin embargo, si se trata de un proceso como la facturación, se puede diseñar una manera de hacer la factura de manera automática o se puede comprar un programa para que lleve la información de facturación de la empresa y se encargue de la generación de las mismas.

Gestiona los cambios dentro de la organización: La automatización de un proceso implica hacer cambios en la manera en que se hacen las cosas dentro de la misma. Esta gestión debe hacerse con cuidado, ya que se debe garantizar la continuidad del negocio. Al implementar la automatización se deben hacer pruebas controladas para evaluar su calidad y garantizar que esto no afecte el funcionamiento de la empresa.

Adicionalmente, una vez en marcha, se deberá tener un plan B con la metodología antigua de forma provisional en caso de que exista algún fallo con la nueva forma de hacer el proceso.

Supervisa y promueve una mejora continua: Implementar la automatización de procesos dentro de una organización da lugar para la adopción de una cultura de supervisión y mejora continua, en donde se puedan revisar los procesos para encontrar mejores formas de hacerlo. La idea es que se pueda automatizar la mayor cantidad de procesos que sea posible, a fin de garantizar una mejor productividad en el funcionamiento y se consiga una reducción en los costos. 

Automatiza tu empresa e impúlsala al éxito

La automatización de procesos pueden generar grandes resultados para la empresa, gracias a la reducción de costos, la rapidez que se puede ganar y la mejora en la productividad en general de la empresa y sus colaboradores.

Este proceso se puede llevar a cabo en distintas áreas y de distintas formas, por lo que es ideal encontrar las soluciones acordes a cada empresa. Anímate a impulsar la automatización de tu empresa y consigue una mayor productividad.